Tre grundläggande steg till bättre möten

Under hösten skriver Altitude Meetings och Anders Mildner en bok om möten.
Vi publicerar löpande delar ur arbetet här på bloggen. Detta är den tredje texten. Den första hittar du här
, den andra här!

Det är mitten av september. Hösten har kommit igång på riktigt och kalendern är fulltecknad. Möten avlöser varandra och alla som deltar är innerst inne stressade. Både av mötena i sig – tiden som äts upp – och att det blir så få minuter kvar till att faktiskt arbeta, få saker ur händerna, producera. 

– Det känns inte som jag hinner något alls. Jag bara springer mellan olika möten, säger Anna som jobbar på en konsultfirma.
– Och det har faktiskt blivit ännu värre med alla digitala möte. De är ju så lätta att boka. Jag skulle aldrig säga det högt, men i början sitter jag ofta och försöker komma ihåg vad mötet egentligen handlade om. Jag kommer ju direkt in från ett annat möte som handlade om något helt annat…

Och för varje möte blir veckan dessutom mer och mer inbokad – för den hårda sanningen är att möten nästan alltid föder fler möten.
När man räknar på vilken tid möten tar, glöms den här tillväxten bort. Om fem personer träffas för att prata om en sak, leder det oftast till att gruppen går ut från rummet med en rad uppgifter. Hur små eller obetydliga spörsmål som än har avhandlats, kommer alltså en rad andra kolleger på något sätt att kontaktas efteråt – vilket gör att ett (1) möte lätt till fem (5) nya, som i sin tur leder till fem (5) nya, och så vidare. Och sedan får man ha möten för att stämma av vad man kommit fram till och nya möten för att fatta beslut. Efter ett tag väljer man att ha fasta möten bara för att hitta ett sätt att hålla ordning på allt.
I ett projekt växer därför den samlade mötestiden snabbt till en stor kostnad, som – om man faktiskt sätter sig ner och räknar på det – kan bli större än själva projektkostnaden för genomförandet. 

När Almedalsveckan i början på 00-talet växte i betydelse och omfattning, blev det populärt bland nyhetsredaktioner runt om i landet att publicera hur mycket det offentligas engagemang kostade skattebetalarna. Siffrorna som togs fram speglade dock bara kostnaden för själva arrangemangen, det vill säga att kommunerna betalade si eller så mycket för lokal, förtäring, talare, moderering, teknik samt resor och hotell. Det såg ut ungefär så här:


Vad som inte syntes var kostnaden för den samlade arbetstiden för alla förberedelser. Som för stora kommuner kunde innebära månader av återkommande möten. 

Varför såg inte journalisterna detta?
Antagligen för att nästan ingen annan ser det heller. 

I en tid där allt mäts och där det mätbara – det som går att räkna på, se svart på vitt och få ned i siffror – fått ett så stort inflytande över vilka beslut vi fattar, är mötenas kostnad något vi kollektivt väljer vända bort blicken från. Det är faktiskt ganska konstigt. 
Om du går till din chef och säger: ”I nästa vecka tänker jag stå vid busstationen utan att göra någonting. Jag kommer göra det 8 timmar om dagen, hela veckan”, skulle chefen nog säga att, nja, alltså, det där låter inte riktigt som en bra idé?

Bild: Peter Rydén, CC BY SA 3.0

Men om du istället säger ”Idag kommer vi att ha ett två timmar långt möte med 20 personer om ett viktigt projekt”, så uteblir antagligen reaktionen. Även om mötet är dåligt förberett och dåligt genomfört, vilket innebär att förlusten i arbetstid är exakt lika stor.

Så: möten föder möten och dåliga möten föder oftast en dålig möteskultur, vilket skapar en ond cirkel. Och ju högre upp i organisationen som det ursprungliga mötet hålls, desto fler möten skapas på vägen nedåt.
Varför i hela världen har det blivit så här?
De flesta verkar ju vara överens om att det är ganska dåligt?

Troligen är uppbrytandet av hierarkierna i arbetslivet en del av förklaringen till varför mötena är så många. I en tid där allt färre chefer sitter på hela makten och istället delegerar ansvar kollektivt, har möten blivit ett verktyg för att skapa samförstånd och förankring. Det är också i våra möten som den informella makten visar sig. 
En annan förklaring är att arbetsrollerna har blivit mer abstrakta, flytande och allomfattande. ”Vad gör du på jobbet?” var i många fall en lättare fråga att besvara 1949 än den är idag. 

Patrik Hall är professor i statsvetenskap vid Malmö Universitet och har tillsammans med två andra forskare skrivit ”Mötesboken: tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosémingel”. I en intervju i tidningen Arbetsliv säger han så här: 

”Arbetslivet är mer mötesrelaterat i dag eftersom vi inte har samma styrning som tidigare. Organisationerna är mindre hierarkiska och möten blir ett sätt att synliggöra ett arbete som är diffust. I stora organisationer är mötet också ett bevis på att man syns och deltar – ett sätt att visa vad man gjort.” 

I artikeln nämns att en genomsnittlig chef i en kommunal förvaltning sitter på möten halva sin arbetstid. Och att högre chefer har möten under 70 procent av veckan.
Samtidigt pekar Patrik Hall i intervjun på hur mycket den psykologi som vi skrivit om tidigare betyder för personerna runt omkring chefen.
För att ha många möten inbokade betyder också något utåt.
Det säger till omvärlden att vi är behövda, vi är betydelsefulla, vi är viktiga.
Eller som Patrik Hall uttrycker det:

”Det är ingen som visar upp en tom kalender för att visa hur mycket tid de har för att arbeta”.

Så var börjar man då för att rätta till det som faktiskt har blivit så fel? Det som kostar tid, pengar och energi och faktiskt föder en så stor mängd stress att vi idag har enorma hälsoproblem i samhället vad gäller utbrändhet? För de sakerna hänger ju samman.

Låt oss bryta ner mötesproblematiken i de tre absolut mest centrala beståndsdelarna. Om du hanterar dessa på ett bra sätt kommer du att vända en dålig möteskultur till en bra – och påbörja resan mot en vardag där du har färre möten, bättre möten och där du når verkliga resultat. 

1. Vem ska vara med på mötet?

Här behöver du börja med mötets mål.
Vad är syftet och vad ska mötet leda till? Behövs verkligen mötet eller kan du lösa uppgiften på ett annat sätt?
Därefter ska du fundera över vem som behöver vara med.
Bjud aldrig in personer som inte behöver vara med.
När du bjuder in till mötet ska du tydligt förklara a) varför du har bjudit in personen och b) vad du förväntar dig att personen ska bidra med.
Bjud aldrig in ett helt gäng människor slentrianmässigt. Visa att du respektera folks tid och energi (och din organisations resurser) bättre än så. 

Kom ihåg att sätta en rimlig tid för ditt möte.
Vi vet att möten blir så långa som den tid du sätter (se tidigare inlägg om detta här) och det vanligaste misstaget är att av ren vana sätta mötestiden till en timme.
Lägg dock till tio minuter extra som en tom avslutningspunkt. 

2. Vad ska vi göra under mötet?

Din agenda för mötet ska skickas med inbjudan och alltså göras i förväg.
Agendan ska vara tydlig och lättbegriplig. Den bör vara tidsatt, men även kategoriserad.
För ett vanligt jobbmöte finns det tre sorters kategorier: 

a) Information – här ska du som deltagare sitta tyst och lyssna.

b) Diskussion – här ska du som deltagare vara aktiv.
Obs: undvik cykelställsfrågor!

c) Beslut – här ska du som deltagare komma påläst till mötet, så att gruppen kan fatta ett bra beslut. 

Mötesledarens roll är naturligtvis helt central. Både under förarbetet och inbjudningsfasen, men också under själva mötet. Det är mötesledarens uppgift att leda arbetet framåt – och att avbryta diskussioner som uppstår vid fel tillfälle eller handlar om fel saker. Så fort mötet lämnar agendan ska mötesledaren agera. Viktigt är att mötets diskussionspunkter är demokratiska. Alla ska kunna komma till tals på lika villkor. 

3. Hur gör vi under mötet?

Det finns ett antal hygienfaktorer som omedelbart kommer att göra ditt möte enormt mycket bättre:
– Se till att alla kommer i tid.
– Förbjud deltagare från att använda telefoner eller datorer om de inte absolut behövs för mötet. När de inte behövs ska locken vara nedfällda och mobilerna avstängda. Sätt regler redan i inbjudan och upprepa dem under mötet. Det är inte okej att sitta och besvara mailen under mötestiden.
– Håll tiderna i agendan.
– Ha en öppen och trevlig ton, men var inte rädd för att vara rak och tydlig som mötesledare. 

Se till att du inleder mötet med att berätta (återigen) varför ni samlats och vad målet är.
Sammanfatta sedan varje punkt i agendan när ni är klara med den:
– Vad har ni kommit fram till?
– Vad är nästa steg?
– Vilka saker måste göras som en följd av beslutet?
– Vem ska göra dessa saker?
– När ska de vara klara?

När hela mötet är klart sammanfattar du igen.
Sedan berättar du för gruppen att det är dags för avslutningspunkten. Detta är de tio extra minuter du adderade till mötestiden när du gjorde din agenda och de är till för att alla ska få ned sina uppgifter i sina att-göra-listor och kalendrar.
En vanlig orsak till att möten inte leder till resultat är nämligen att folk inte gör de saker man har beslutat.
Och det beror ofta faktiskt på att alla omedelbart rusar in i nästa möte (som troligen slutar likadant, vilket leder till kaos och stress för samtliga inblandade).

Text: Anders Mildner

#28 – Problemet med våra jobbmöten


Vi skriver en bok om möten och pratar om vad problemet är med för dåliga och långa jobbmöten.
I veckans medieflöde: Justin Trudeau trollad på Twitter, man på Skatteverket ringde sig själv i 55 timmar för att slippa samtal, näringsministern avgår och restriktionerna upphävs – hur kommer vi att minnas pandemin när vi är gamla? Dessutom: 20 år sedan 11 september, vad var det som förändrades?
Och: vi avslöjar sanningen bakom alla som tror sig ha blivit bortförda av UFO:n.

Vad cykelskjul har med misslyckade möten att göra

Under hösten skriver Altitude Meetings och Anders Mildner en bok om möten.
Vi publicerar löpande delar ur arbetet här på bloggen. Detta är den andra texten. Den första hittar du här

Hur lång tid tar det att utföra en arbetsuppgift?
Fundera på frågan ett tag. Är den lätt eller svår att bevara?
De allra flesta kommer troligen rent instinktivt att tänka: ”det beror ju på vilken arbetsuppgift det är”. Men så enkelt är det nog inte.

En av de vanligaste frågorna vi får om möten handlar just om tid.
Hur långt bör ett möte egentligen vara?
Frågan ställs ofta med en underton av frustration. Statistik visar att ungefär varannan anställd klagar på att möten tar för stor del av arbetsdagarna och lika många känner sig överhopade och stressade av alla möten.
I realiteten går veckor i arbetstid åt bara till att vänta på möten som inte börjar på utsatt klockslag. Och då har vi inte ens tagit med onödiga möten, eller möten som inte alla behöver vara med på.
Att vardagen är så här för många människor får effekter. Enkäter pekar på att 9 av 10 dagdrömmer under jobbmöten. 73 procent jobbar ofta med annat samtidigt som mötet pågår (“ska bara kolla mailen lite snabbt”) och 39 procent erkänner att de har somnat under möten.
För att gå till botten med tidsfrågan behöver vi starta med det som den här bloggposten inleddes med. Hur lång tid tar det att utföra en arbetsuppgift? 

19 november 1955 publicerade The Economist en avmätt ironisk text av den engelske författaren och sjöfartshistorikern Cyril Northcote Parkinson. Texten handlade om arbete och tidsåtgång och reaktionerna blev så jublande att författaren efteråt fortsatte att bygga ut sina teser i ett flertal framgångsrika böcker.
Den mest kända tesen kallas allmänt för ”Parkinsons lag” – och säger att en arbetsuppgift kommer att utvidgas så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den.
Vilket i de flesta fall alltså är det korrekta svaret på den inledande frågan. 


BILD: Cyril Northcote Parkinson / CC BY SA 3.0 / Vim van Rossem

Tid är något helt centralt när vi pratar om möten. Ett enormt problem är ju att våra möten inte är tidseffektiva. Det skapar stress och frustration, samtidigt som en stor mängd arbetstimmar – det vill säga pengar och resultat – går förlorade.
En vanlig uppskattning är att åtminstone 15 procent av all mötestid numera är direkt bortkastad, eftersom den går åt till att fixa och trixa med teknik som inte fungerar.

”Anna, du hörs inte!”
“Kan någon få igång mikrofonen?”
“Nej, nu försvann bilden! Ser ni mig?”

Därefter är mängden bortkastad tid beroende av hur väl mötet är förberett, hur många som bjudits in (och hur många som egentligen behöver vara där), hur många som kommer i tid (eller överhuvudtaget dyker upp), hur mötesledaren lyckas hålla styr på diskussionerna (så de inte planlöst far iväg ut i rymden) och hur bra agendan är.
Helt klart är att arbetsuppgiften att genomföra ett möte nästan alltid tenderar att utvidgas – så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den. Extremt få möten blir färdiga i förtid.
Men vad Parkinson också lär oss, är att även vad du väljer att diskutera spelar en roll. 

Parkinson skrev till en början främst om offentlig byråkrati, men kom efter några år även in på storföretagens administration. På vägen pekade han ut mängder av problematik som vi lever med än idag, över 60 år senare (som till exempel att det offentliga tenderar att ständigt ökar sin personalstyrka, oberoende av vilket arbetsresultat som åstadkoms). Och här, i vårt gemensamma bygge av administration och internbyråkrati, finns en hel del ledtrådar för oss som vill förstå problematiken med möten.
En av Parkinsons teser kallas ”The Law of Triviality”, och går ut på att människor inom en organisation kommer att lägga oproportionerligt mycket tid och energi på triviala spörsmål.
Eller som han uttrycker det – den tid som läggs på ett ämne inom en agenda kommer att vara i motsatsförhållande till mängden pengar som det handlar om.

Som exempel beskriver han ett möte med två frågor på dagordningen: ett bygge av ett kärnkraftverk och ett bygge och målning av ett cykelskjul.
Kärnkraftverksbygget röstas igenom utan prat, eftersom det är en alldeles för komplicerad fråga för att folk ska våga ge sig in och diskutera den, medan största delen av mötestiden handlar om cykelskjulet.
Var ska det stå?
Vilken färg bör det ha?
Alla har en åsikt!
Diskussionen kan pågå i timmar!
Och, som Parkinson noterar, frågan kommer INTE att komma till en lösning, istället bokas ett nytt möte för att fortsätta diskussionen.
Det intressanta, som Oliver Burkeman pekat på i en artikel i The Guardian, är dock inte att småsaker är lättare att diskutera än stora frågor. Utan istället att när vi samlar människor för möten, så drivs vi – medvetet eller omedvetet – alltid av personliga och egoistiska skäl. Vi vill visa framfötterna, för oss själva gentemot resten av flocken eller inför chefen. Och detta leder till att fokus ständigt tenderar att hamna på saker som inte har någon som helst betydelse. Som färgen på cykelskjulet.

Fundera över det senaste mötet du var på. Nog ville de flesta på något sätt – någon gång under mötet – signalera sin närvaro, berätta att de hängde med eller lägga till något som kunde uppfattas som värdefullt? (Yay! Hörde ni? DÄR bidrog jag med en smart reflektion!)
Problemet är bara att ju mer komplexa och svåra frågorna är som avhandlas, desto större blir också risken för mötesdeltagarna om de säger något.
Ingen vill ju avslöjas som okunnig – och därför kommer det minst viktiga också bli det som diskuteras mest. Något som det för övrigt också finns stöd för i studier kring hur vi fattar beslut. Som människor hamnar vi lätt i ett läge där vi lägger väldigt mycket tid på små beslut och väldigt lite tid på stora beslut.

Parkinsons trivial-problematik känner vi igen från alla möten som diskuterar frågor som mötesdeltagarna på något sätt kan relatera till. Den syns till exempel väldigt tydligt i allt som rör kommunikation eller visuell grafik (”Vad tycker ni om färgen på sajtens startsida?” eller ”Vad tycker ni om den nya kampanjfilmen?”).
Motsatt är tystnaden vanligtvis talande i diskussioner som istället handlar om en fördjupad presentation av en större kommunikationsstrategi – en fråga som på sikt naturligtvis är väldigt mycket viktigare. 

Slutsatsen är att innehållsarbetet inför och under möten är mycket viktigare än vi vanligtvis tror.
Men också att vi aldrig på riktigt kommer åt tidsproblematiken kring möten om vi inte också förstår hur vi människor egentligen fungerar. 

Text: Anders Mildner
Fotnot: På svenska har det vedertagna begreppet för Parkinsons resonemang blivit ”cykelställsfrågor”.

 

Samtidspodden #27 – Att göra klimatkatastrofen begriplig


Vi är tillbaka!
I höstens första avsnitt: krisen i Afghanistan, nedmonteringen av demokratin i USA, vaccinproblematik och jakten på ny partiledare för Socialdemokraterna med “folkhemmet” som historiskt tokig metafor i den politiska debatten.
Men framförallt hur klimatkatastrofen kan göras begriplig och varför vi bör bry oss om klimattoppmötet senare i höst. Gäst: Jonas Klevhag, The Bridge.
…också lite om en berg-och-dalbana som får benen att gå av. 

Mötenas historia – grävande pojkar, neandertalare och framväxten av det moderna kontorslivet

Under hösten skriver Altitude Meetings och Anders Mildner en bok om möten. Vi publicerar löpande delar ur arbetet här på bloggen. Detta är den första texten.

I slutet av 1980-talet hittade 13-årige Bruno Kowalsczewski ett hål i en bergvägg nära sitt hem i den lilla sydfranska staden Bruniquel.
Han la sitt ansikte mot öppningen. Det strömmade ut luft! För en grottutforskare betyder det här en väldigt speciell sak, nämligen att det finns en större hålighet inne i berget – och Bruno var uppvuxen i en familj med grottfanatiker. Alltså cyklade han raskt hem och hämtade lite verktyg. En hammare. En mejsel. Och så började han att hacka.
Nu är ju berg som bekant hårda och Bruno var bara ett barn, så det tog sin tid. I mer än två år cyklade Bruno fram och tillbaka mellan hemmet och hålet. Efter ett tag lyckades han engagera sin familj i arbetet och snart hackade de sig gemensamt längre och längre in – tills öppningen hade blivit så stor att en smal person kunde få plats i den. Nätt och jämnt, åtminstone. Bruno, som var den minste på plats, var tvungen att ta av sig allt utom t-shirt och underkläder och dessutom andas ut så att hans bröstkorg blev mindre för att han skulle kunna klämma sig in i den trånga passagen.

Här kan man stanna upp och förundras över hur familjen egentligen tänkte när de puttade in sin unge i ett berghål som var så litet att barnet var tvunget att tömma sina lungor på luft för att få plats, men hur som helst så lyckades de klämma in Bruno där.
Väl inne öppnade sig en större gång inåt. Bruno tog sig förbi vattenpölar, vassa mineralformationer och mängder av djurben, innan han kom fram till en stor öppning.
Här, gömt långt in i det mörka berget, fanns något häpnadsväckande.
Grottan var, som så många andra grottor av den här typen, full av droppstensformationer, stalaktiter och stalagmiter. Men på marken upptäckte Bruno en rad besynnerliga former. Vad som såg ut som kapade stalaktiter och stalagmiter hade staplats på varandra och lagts i egendomliga cirkelmönster. Det här kunde inte ha skapats av naturen.
Bruno var den första som hade satt sin fot därinne på väldigt, väldigt länge. Han hade funnit en tidskapsel.
Ingången till grottan, som Bruno och hans familj så målmedvetet hackat sig in genom, hade varit naturligt förseglad i mer än 11 000 år. Men det han hade hittat var mycket äldre än så.

Första steget att ta reda på exakt vad det var som Bruno hade upptäckt, togs av arkeologen François Rouzaud, som använde sig av kol 14-metoden på en bit bränt björnben som hittats i grottan. Han uppskattade benets ålder till att vara 47 600 år – det vill säga ungefär lika gammalt som den moderna människans historia i Europa.
Men innan François Rouzaud hunnit publicera något om saken i någon större tidskrift, avled han under ett arbete i en annan grotta. Och ingen verkade vara intresserad av att ta upp de trådar han lämnat efter sig.
Som i så många andra historier var det slumpen som skulle komma att spela en avgörande roll för att få reda på vad det var Bruno hade hittat. Mer än ett decennium senare råkade den belgiska forskaren Sophie Verheyden vara på semester hos några vänner i området, när hon passerade en utställning inne i byn om de märkliga fynden.
Eftersom Sophie var expert på just stalaktiter och stalagmiter höjde hon rejält på ögonbrynen när hon såg vad som fanns i grottan. Hon hade själv, precis som Bruno, vuxit upp med grottutforskande som fritidssyssla och ägnat sig åt hobbyn sedan hon var åtta år gammal. Aldrig någonsin hade hon sett något som liknade detta.

När Sophie väl fick sätta sin fot i grottan, drog hon därför genast igång en undersökning. Och den här gången hade det nya teamet tillgång till en bättre teknik. Kol 14-metoden har nämligen en avgörande brist när det gäller gammalt material, den fungerar inte särskilt bra för saker som är äldre än 50 000 år.
Istället för att försöka bestämma åldern på organiska material som djurben, riktades arbetet nu in på de staplade stalaktiterna och stalagmiterna i grottan. Med den nya dateringstekniken gick det att klargöra när de hade brutits itu. 


Bild: Grottan i Bruniquel. Foto: Luc-Henri Fage/SSAC

När svaret kom tillbaka från laboratoriet var det knappt någon som kunde tro sina ögon. Formationerna i grottan var 176 000 år gamla. Det innebar att de hade skapats av neandertalare, för några andra människoarter fanns inte i Europa vid den tiden.
Upptäckten förändrade i ett slag synen på neandertalarna. Inga tidigare fynd hade visat att arten hade haft kapacitet att göra något liknande.
Och för att skapa en bild av exakt vad det var de utförde, så tänk dig att du ska hugga av, flytta och bygga snygga och komplexa formationer av två ton stalaktiter och stalagmiter – och att du ska göra detta tillsammans med andra i ett kompakt kolsvart mörker, långt inne i en läskig grotta.
Fyndet avslöjade inte bara något om neandertalarnas kapacitet, utan också om deras ambitioner. För vad var egentligen meningen med den här märkliga platsen?
Inga andra lämningar från den här tiden kommer ens i närheten av upptäckten i Bruniquel. Inga andra fynd har hittats lika långt inne i ett berg eller lika långt från solljus. Det som var en utmaning för Bruno: den långa vägen in, osäkerheten och rädslorna i det kompakta kalla mörkret – var också en utmaning för människorna som gick in där för 176 000 år sedan. Ändå hade drivkraften att skapa något med ett bestämt syfte varit större än de uppenbara olustkänslorna. 

Det har nu gått fem år sedan Brunos fynd i Frankrike blev åldersbestämda. När jag skriver ner historien sitter jag i moderna konferenslokaler i hjärtat av Malmö. På väggarna har vi skruvat upp bildskärmar, projektorer, projektorsdukar och högtalare och alla rum är förberedda för videosamtal.
I vår lounge sitter mötesgäster som äter sin förbeställda lunch, innan de går tillbaka till sina rum, där vi hjälper dem med mötes- och workshopledning. Alla väggar går att skriva på och lokalerna är fyllda med olika sorters pennor, papper och andra verktyg man behöver för att komma framåt i sina processer.
I våra tre digitala studior pågår livestreamade konferenser, som sänder till hundratals deltagare. Och själv varvar jag mitt skrivande med att ha snabba videomöten med andra projekt som jag jobbar med. Under mötena använder vi en rad smarta digitala verktyg, som vi jobbar i tillsammans – samtidigt som vi ser och hör varandra.
Hur hamnade vi här? 

Jag berättar historien om Bruniquel eftersom den säger något om mötenas historia. För går vi tillräckligt långt tillbaka i tiden, hamnar vi på sådana här platser – i grottor och håligheter, bakom saker som ger skydd för vind och väder. Det är här vi som människoart först skapar rum för att mötas, äta, sova och umgås och det är högst troligen också här som vi för första gången under ceremonier och ritualer sätter former för hur vi utför vissa moment i viss förutbestämd ordning medan vi träffas. På samma sätt som mötesbesökarna runt om mig när jag skriver dessa rader också har sina ritualer och sina förutbestämda agendor för vad som ska hända i vilken ordning.
Det slående är att vi genom historien har samlats av snarlika anledningar som idag. De primära skälen för att vi kommer samman har så klart varit överlevnad, trygghet och gemenskap. Men kikar man närmare på mötenas historia upptäcker man att dessa primära behov ganska snabbt ledde till att vi sökte utbyte av kunskap, varor och tjänster. 

För 10 000 år sedan gick människan från att vara jägare och samlare till att skapa byar och själv producera mat och för 6 000 år sedan uppstod de första städerna. Under detta tidsspann förändrades också synen på ägandeskap och makt. Relationer blev viktigare – och även relationer med fler människor än tidigare.
Med städerna kom så småningom de öppna torgen. Och redan här, åtminstone om vi har kommit fram till det antika Greklands agoror, cirka 700 före vår tideräkning, har vi starten för en tråd som sedan i stort sett obrutet löper ända fram till idag: konsten att vinna gehör för argument genom debatter, föredrag och talekonst. Den föds på torgen i Grekland och via romaren Ciceros (106-43 f.Kr.) retorik lever den än idag.
Jag kan titta på en av mina skärmar i våra möteslokaler och betrakta en talare i just detta nu och fortfarande använda mig av Ciceros tankar – även om de är mer än 2 000 år gamla. Vilket är budskapet? Hur är föreläsningen strukturerad? Hur kommer föreläsaren ihåg sitt manus? Hur framförs det? En dålig föreläsare tröttar dessutom en publik på exakt samma sätt som för 2 000 år sedan. Den enda skillnaden är att vi har så mycket fler möten idag. Vi har så mycket möten att vi har börjat ha möten om möten. Ändå är det inte tillräckligt. Den enda rimliga slutsatsen är att vi genomför dem på fel sätt.

Föreläsningen jag ser på min skärm är bara en del av de möten som hålls i våra lokaler. I rummet bredvid sitter 10 personer från ett nystartat bolag och jobbar med sina utmaningar framåt för hösten. De skulle troligen inte vara det minsta intresserade av att höra mer om Ciceros retorik eller tankar om hur de antika grekiska torgen födde former för samtal och debatter om politik, filosofi och affärer – och hur de också blev startpunkten för vår röstande demokrati. De har ju ett jobbmöte, men även dessa kommer någonstans ifrån. Även dessa har sin historia. Lustigt nog är det få som känner till den, trots att så många människor tillbringar större delen av sin vakna tid på kontor.
Historisk sett är kontoren en nymodighet. De allra första dök troligen upp under romartiden, men det är egentligen först strax före industrialiseringen som dedikerade kontorsbyggnader dyker upp.
Sannolikt är det allra första kontoret The Old Admiralty Office, byggt 1726 i London för att hantera alla dokument från den engelska flottan. 


Bild: The Old Admiralty Office, London. 

Bara tre år senare stod East India Trading Companys högkvarter färdigt i samma stad och då stod det också klart att en ny trend hade skapats. Särskilda byggnader för administrativt arbete skulle från denna punkt vara en del av vardagen i städerna.
I en regeringsrapport från den här tiden kan man läsa om nymodigheten och hur det egentligen var tänkt att fungera: 

”för det intellektuella arbetet behövs separata rum, så att en person som arbetar med sitt huvud inte blir störd; men för det mer mekaniska arbetet fungerar det att en mängd kontorister arbetar tillsammans i ett rum med rätt överseende”. 

När den industriella revolutionen inleddes 30 år senare, 1760, förändrades situationen dramatiskt för näringslivet. Behovet av att kommunicera för att utbyta varor, tjänster och kunskap exploderade, samtidigt som mängden papper blev gigantisk.
Tidigare hade företag allt som oftast varit små och enkla att administrera, men nu! Nu behövdes massor av administration i takt med att företagen snabbt växte, något som ledde till allt större fysiska byggnader, dedikerade till ett och samma företag.
Som en följd av den snabba utvecklingen växte så småningom också handelsorganisationer, fackföreningar och utbildningsväsende fram. När bolagen sedan gick från att vara lokala till att bli nationella och sedan också internationella, föddes en dröm som skulle komma att infrias först i våra dagar: drömmen att hitta ett sätt att snabbt mötas ansikte mot ansikte – trots att man är långt ifrån varandra. Det är den drömmen jag lever när jag nu kopplar upp mig med ett videosamtal på min dator – och det är en dröm vi ska återvända till längre fram. 

Mötesvärlden idag är stor, omfattande och brokig. Historiskt har vi nu tittat på två av dess delar: en som rör det som tar plats på en scen och som handlar om retorik och att beröra och övertyga och en som rör jobbfrågor, mötesrum och interaktivitet.
En tredje del handlar om mässor och utställningar. Här går de historiska trådarna att följa tillbaka till medeltidens festivaler och gillen, men det är The Great Exhibition of Works of Industry of All Nations (även kallad The Great Exhibition) i London 1851 som brukar betraktas som den första moderna mässan och starten för expo-boomen.
Det här var den allra första världsutställningen, men Sverige hade inte riktigt fattat grejen och valde att inte engagera sig särskilt mycket – vilket ledde till att vi efter några månader i panik fick skicka över nya saker att visa upp från en utställning i Stockholm. Hur pinsamt det var rapporterade författaren och kvinnorörelsepionjären Fredrika Bremer om, som befann sig på plats och skrev:  

”tillresta svenskar förskräcktes och skämdes svårliga och höll sig i galleriet så långt som möjligt från den svenska avdelningen, på det att ingen måtte där kalla på dem och fråga: – Är detta allt som ni har att visa?”

The Great Exhibition pågick i ett halvår och lockade sex miljoner besökare till The Crystal Palace, det praktbygge i glas som hade uppförts för ändamålet i Hyde Park. 



Bilder: The Crystal Palace, London

Mässan blev startskottet för besöksnäringens koppling till mötesbranschen. Det var ju helt uppenbart vilka vinster det genererar för en stad med så många tillresta människor, som alla måste bo någonstans, som alla måste äta – och som helt säkert kommer att passa på att shoppa under besöket.
I Europa och Nordamerika börjar därför det som vi kan kalla för mötesindustrin att formas som en direkt följd av de större mötena, där inte minst den akademiska världen samlar allt fler människor till sina konferenser. Samtidigt byggs järnvägsnätet ut ordentligt och hotell etableras nära stationerna, många med rum för just möten. Alltså inte så olikt dagens situation, där stora konferenscenter byggs vid knutpunkter. Som det jag själv sitter i just nu – ett stenkast från stationen i Malmö.

Runt sekelskiftet har mötenas betydelse för näringsliv, forskning och politik vuxit sig så stor, att omfattningen kan börjar betraktas som viktig, ja till och med väsentlig, för städerna i sig. 1896 anställde en grupp affärsmän i Detroit i USA därför den första säljaren någonsin som jobbade med att locka fler större möten till staden. Sedan dess har fenomenet med så kallade convention bureaus spridit sig globalt. Från och med 1960-talet har mängden investeringar som satsas på att möjliggöra möten ständigt ökat.

Mötenas historia är tätt knuten till sättet som våra samhällen har vuxit fram. Men det är också en historia som berättar väldigt mycket om oss som människor: vad våra drivkrafter är och vad vi egentligen söker.
Idag, när vi (förhoppningsvis) sakta börjar ta oss ut ur den pandemi som präglat hela samhället de senaste 1,5 åren är det många som funderar över mängden möten som fyller våra dagar och vilka resultat de egentligen åstadkommer. Den nya anhopningen av videomöten leder både till spännande möjligheter och en rad komplexa utmaningar.
Men den största lärdomen om möten handlar alltid om vad mänsklig närvaro egentligen är.
För det finns nämligen en anledning till varför vi jagar den. Det finns en anledning till varför vi 176 000 år efter vi samlades i grottor – fortsätter att göra annat än att bara söka skydd från regn och kyla när vi träffas.
Precis som neandertalarna i Bruniquel vill vi bygga formationer tillsammans.
Vi vill skapa saker ihop och vi behöver göra det, för ensamma kommer vi inte särskilt långt.

Det här är en bok om möten. Den handlar om hur vi skapar lyckade möten: möten som ger resultat, möten som är kreativa och möten som är roliga. Hur vi bryter med gamla kulturer och vanor som gör att vi ständigt hamnar i möten som tar energi och föder stress och frustration.
Det är en bok som ser på möten som en helhet och som kommer att ge verktyg till alla sorters interaktioner mellan människor – oavsett vad det handlar om för situationer eller sammanhang.
Vi som arbetar professionellt med möten vet att det här är kunskap som behövs och att verktygen kommer att göra skillnad. Och jag hoppas att du som läser detta hänger med på resan här på bloggen i höst – vi kommer att löpande att publicera texter under arbetets gång.

Text: Anders Mildner
Fotnot: Läs mer om bakgrunden till boken om möten här!

Vi skriver bok om möten och rapport om Hyllie!


Förra veckan inledde vi två spännande skrivprojekt.
För Altitude Meetings räkning skriver Anders Mildner en bok om möten – som beräknas vara klar mot slutet av hösten – och en rapport om mötes-, event- och hotellbranschen i Hyllie som publiceras i mars. Läs första kapitlet i boken här!

Berätta om boken om möten, Anders!
– Möten är en otroligt stor del av människors vardag, men problemet är att väldigt många sitter alldeles för mycket i för dåliga möten. Varannan anställd klagar på att möten tar för stor del av arbetsdagarna och lika många känner sig överhopade och stressade av alla möten.
– Räknar man på det går veckor i arbetstid åt bara till att vänta på möten som inte börjar i tid. Och då har vi inte ens tagit med onödiga möten, eller möten som inte alla behöver vara med på.

Hur kom ni på den här idén?
– Vi jobbar ju med möten och vet hur man håller dem. Vi vet att det här är ett stort problem för väldigt många och att organisationer förlorar både tid och pengar, samtidigt som personalen blir stressad och man inte når resultat. Redan när vi startade Altitude Meetings sa vi att vi vill förändra mötesbranschen. För oss är det här ett naturligt steg i den riktningen.

Kan du ge en snabb bild av problematiken?
– Jag läste precis en undersökning där 91 procent svarade att de dagdrömmer under möten. 73 procent sa att de ofta jobbade med annat samtidigt – och 39 procent hade någon gång somnat under möten! För oss är det uppenbart att något är fel här. Vi kommer gå till botten med frågan i den här boken. 

Vad kommer boken att ta upp?
– Alla sorters möten – och hur man gör dem bra. Vi ser boken som en praktisk handbok för dig som är mån om både din tid och din frustrationsnivå och som vill nå resultat på riktigt. Den kommer också att ta upp mötenas historia, psykologi och kreativitet – och naturligtvis kommer den handfasta biten, hur man gör i praktiken, att vara omfattande. Men målet är också att det ska vara en rolig och intressant läsning i sig.

Hur följer man arbetet?
– Med start imorgon kommer vi att publicera utdrag ur boken löpande här på bloggen. Man kommer alltså kunna följa det jag jobbar med i realtid, eller nästan i alla fall. Och sedan kommer det materialet ligga till grund för en samlad bok senare i höst. 

Berätta om det första vi kommer att få läsa!
– Det handlar om mötenas historia och hur det egentligen kom sig att vi började mötas. Man får följa de historiska trådarna väldigt långt tillbaka i tiden, faktiskt ända till neandertalarna.

Du skriver också en rapport om Hyllie – berätta om den!
– Event in Skåne, som är Region Skånes bolag för värvning och utveckling av evenemang i Skåne, har fått två miljoner av Tillväxtverket för ett projekt som heter ”Restart Hyllie” och som går ut på att lyfta Hyllieområdet ur pandemikrisen. Här finns bland annat Malmö Arena, Malmömässan och stora hotell.
– Vårt uppdrag är att skriva en rapport om vad pandemin innebar för mötes-, event- och hotellbranschen och dra slutsatser inför framtiden. Rapporten kommer att ligga till grund för det åtgärdspaket som projektet sedan leder fram till. För oss som redan jobbar med platsutveckling är detta jättespännande.

När kommer rapporten att vara klar?
– Den ska publiceras i mars, så arbetet kommer att pågå ända fram till dess.

Läs mer om Restart Hyllie här!

#25 – Våra värsta bostäder & knasigaste midsommaraftnar

Varför ska du aldrig hyra bostad av en serietecknare?
Vad händer när Yasemin byter ut midsommarlekarna mot en toughest-tävling?
Och såg verkligen Anders en man bli korsfäst på midsommarafton i Älmhult 1990?
Dessutom: vår knäppa och nedlåtande syn på e-sport, en hel del om kd:s karga land-retorik, om nya klimatlarm, och om vad som händer när man försöker pranka folk med sin klädsel under Zoom-möten.

#22 – Så når du ut med ditt budskap!

Almedalen närmar sig med stormsteg och vi ger dig de handfasta tipsen för hur du når ut med ditt budskap.
Glöm fluffiga och tomma PR- och marknadsföringskampanjer – följ våra råd!
Och ja, FRA v-a-r fel! Europadomstolen har kommit med sin dom efter 23 år.
Vi fortsätter att prata om vaccinbokningar och diskuterar vad det är i våra system som gör det så svårt att fixa tekniska lösningar när de väl är på plats – trots att både kompetens och lösningar finns att tillgå.
Dessutom ett nytt inslag i podden: Veckans bok!
Anders har läst Mats Strandbergs skräckroman ”Konferensen” om kickoffen från helvetet.

Share & Care: Så når du ut genom Almedalsbruset!

Anders Mildner och Yasemin Arhan Modéer berättar hur man gör för att få resultat med sitt seminarium under Almedalen.

Kunskapen kan självklart användas till alla sorters möten.

Välkommen för inspiration och tankar från oss! Vi sänder live här och på vår Facebook kl 08:15-09:00.

 

 

Vårt whitepaper om hur du nåt ut under Almedalen!

#19 – Så gör vi världen bättre!


Yasemin och Jonas ger de bästa svenska exemplen på inspirerande klimatarbete, och Anders passar på att förundras över Bjuvs kommunfullmäktige (som inte klarar av att fixa digitala möten utan tydligen träffas på parkeringsplatser och i hönshus), samt höjer på ögonbrynen åt den japanske man som massdejtat kvinnor på jakt efter födelsedagspresenter.

#18 – Vi lever i en post-satirisk tid!


Spaning: vi lever i post-satirens tid. Vad innebär det och hur märks det?
Greta donerar pengar till vaccinrättvisa och Ikea storsatsar på klimatet.
Trumpisterna försöker få Coca-Cola till socialister – och Dylans levnadstecknare trappar upp bråket inför Nobelpristagarens 80-årsdag.
Dessutom: hur skrämmande kan en croissant egentligen vara? Svaret finns i Polen!

Platsutveckling!

Vad utvecklar en plats? Vad gör den hållbar, innovativ och jämlik?
Stadsplanering, arkitektur och väl genomtänkta rum och ytor skapar förutsättningarna för ett bestående värdebyggande. Men det krävs mer än så för att skapa verklig förändring.
På Altitude Meetings har vi arbetat med platsutveckling sedan starten 2015. Både vad gäller innehåll i hus och vad gäller utveckling av stadsdelar.
Tre saker har varit gemensamma för våra projekt:

• ett tydligt fokus på mötet mellan människor
• ett uttalat önskemål om att bygga livskraftiga communities
• ett krav att de skulle innefatta hållbarhet på riktigt

Läs mer här.

Wisdome – en lekfull plats för seriösa frågor!

“Jag tror Wisdome kan komma att spela stor roll när det handlar om att få insikt och kunskap i demokrati- och hållbarhetsfrågor! Detta är ett otroligt spännande projekt som vi är delaktiga i.”
– My Koskinen, Altitude Meetings

Wisdome är ett visualiseringcenter som byggs på Malmö museer och planeras öppna om en halvår. Förvänta er en blandning av en domteater och en biosalong med globformad skärmbild. Här kommer skolklasser, allmänhet och företag kunna lära sig mer om människokroppen, AI, Malmös historia, hållbarhet, spel, rymden och massor annat spännande.

Länk till artikel i Sydsvenskan:
https://www.sydsvenskan.se/2021-04-10/nya-wisdome-invigs-i-host-sa-ska-malmos-nya-dragplaster-se